- Microsoft Teams permite minimizar la reunión y mantener una ventana flotante con controles básicos para seguir viendo al orador y el contenido compartido mientras trabajas en otras aplicaciones.
- Es posible abrir chat, notas, Copilot y las apps principales de Teams en ventanas independientes, organizar archivos y enlaces en la pestaña «Compartido» y fijar Teams en modo «siempre encima».
- Las novedades incluyen integración con el selector nativo de macOS para compartir pantalla, mejoras en voz y Copilot, y un ecosistema que facilita medir y optimizar la multitarea diaria.
Si usas Microsoft Teams a diario, seguro que más de una vez has pensado que estar en una reunión y trabajar a la vez es casi misión imposible: ventanas que desaparecen, archivos que no encuentras y un baile constante de Alt+Tab. La buena noticia es que Teams ha ido incorporando funciones muy concretas para que la multitarea deje de ser un caos, tanto dentro de las reuniones como en el trabajo del día a día.
En los últimos tiempos Microsoft está empujando fuerte para que Teams deje de ser «el sitio donde entras a una reunión y sales mareado» y se convierta en un espacio donde puedas seguir la reunión, consultar chats, abrir apps, tomar notas y gestionar archivos sin perder el hilo. Además, hay cambios específicos para Windows, para macOS y para quienes usan Copilot y funciones avanzadas de voz, así que conviene tener claro todo lo que ya se puede hacer.
Multitarea durante una reunión de Microsoft Teams
Uno de los mayores avances está en cómo podemos seguir una reunión mientras hacemos otras cosas en el ordenador. Antes, si minimizabas Teams o cambiabas de ventana, tenías la sensación de desaparecer de la reunión, o al menos de desconectar de lo que estaba pasando en pantalla.
Ahora, cuando estás en una reunión y necesitas revisar un documento, contestar un mensaje o abrir otra app, puedes minimizar la ventana de la reunión o cambiar a otra aplicación sin salir de la llamada. La primera vez que minimizas esa ventana, Teams muestra automáticamente una versión más pequeña de la reunión en una esquina de la pantalla, para no perder de vista a quien habla ni el contenido compartido.
En esa ventana reducida verás al orador principal, el contenido que se esté compartiendo y a parte de los demás participantes, dependiendo del número de personas y de la vista que hayas elegido. Es decir, aunque estés con el navegador, con PowerPoint o con tu editor de notas en primer plano, sigues viendo lo importante de la reunión.
Desde esa misma ventanita flotante puedes usar los controles esenciales: activar o desactivar el micrófono, encender o apagar la cámara, compartir tu pantalla o abandonar la reunión. De esta forma no estás obligado a volver a la ventana principal de Teams para hacer las acciones típicas de cualquier llamada.
Cambiar la vista en la ventana de reunión reducida
La ventana compacta no está pensada para ser rígida, así que puedes cambiar la vista para ver más o menos participantes dependiendo de lo que necesites en cada momento. Si te interesa ver mejor la presentación que se comparte, puedes priorizar el contenido; si prefieres centrarte en quién está hablando, puedes ajustar la disposición para darle más protagonismo a la cámara de la persona que tiene la palabra.
Si en algún momento te molesta o te distrae, también tienes la opción de minimizar aún más esa ventana o moverla a otra parte de la pantalla para que no tape justo lo que necesitas ver en la aplicación con la que estás trabajando en paralelo.
Ventanas emergentes de contenido: chat, notas y Copilot sin perder el foco
Una de las claves para hacer multitarea de forma cómoda en Teams es reducir los cambios de contexto. Microsoft ha introducido la posibilidad de “desplegar” el contenido de la reunión en ventanas independientes, de modo que no tengas que ir saltando constantemente entre pestañas dentro de la misma ventana de Teams.
En lugar de andar cambiando entre las secciones de chat, notas y Copilot dentro de la reunión, ahora puedes abrir cada una de esas áreas en su propia ventana aparte. Eso significa que puedes tener la conversación del chat en un lado, las notas de la reunión abiertas en otra ventana, y la interfaz de Copilot en una tercera, todo ello mientras la reunión sigue activa.
Este enfoque te permite mantener varias piezas de información visibles al mismo tiempo: lo que se habla por micrófono, lo que se escribe en el chat, las notas que vas tomando y las sugerencias automáticas de Copilot si dispones de licencia. Puedes cambiar el tamaño de cada ventana, moverlas a distintos monitores si trabajas con más de uno o colocarlas como quieras para construir tu propio espacio de trabajo.
Para desplegar el contenido de la reunión es muy sencillo: abres el chat de la reunión y en el panel lateral eliges la opción “Abrir en una ventana nueva”. A partir de ahí, esa parte de Teams se comporta como una ventana independiente que puedes manejar como cualquier otra aplicación de escritorio.
Es importante tener en cuenta que Copilot solo está disponible si cuentas con Teams Premium o con licencias de Microsoft 365 Copilot, de lo contrario verás únicamente las opciones estándar de chat y notas. Aun así, el simple hecho de poder separar el chat o las notas de la ventana principal de la reunión ya marca una diferencia enorme en cómo se trabaja en paralelo.
Multitarea «de verdad» en Microsoft Teams: ventanas siempre visibles y nueva experiencia
Microsoft lleva tiempo queriendo que Teams sea algo más que un cliente de reuniones, y en 2026 ha dado pasos concretos para que la multitarea sea más fluida y menos frustrante. Algunas de estas mejoras parecen pequeñas, pero en el uso diario se notan más que grandes anuncios de funciones que luego casi nadie utiliza.
Una de las novedades más celebradas es la capacidad de fijar Teams como ventana “siempre encima” de las demás aplicaciones en Windows. Esto significa que si estás en una reunión y abres tu editor de notas, el navegador o un documento, la ventana de la llamada puede quedarse por delante, de forma que sigues viendo a las personas y el contenido compartido sin que desaparezcan detrás de otras ventanas.
Este comportamiento es especialmente útil si trabajas con un portátil o con un único monitor, donde el espacio de pantalla es muy limitado. Antes, muchos usuarios tenían que recurrir a herramientas de terceros o a trucos para mantener la ventana de la llamada a la vista. Con esta función integrada en Teams, la experiencia es mucho más limpia y directa.
Además, esta apuesta por la multitarea real se complementa con un enfoque más ordenado del contenido compartido: Microsoft quiere que Teams se convierta en una especie de centro donde encontrar fácilmente archivos y enlaces que circulan por los canales y chats, en vez de tener que rastrear mensajes antiguos con la sensación de estar buscando una aguja en un pajar.
Por si fuera poco, la plataforma empieza a incorporar cambios que recuerdan a experiencias de otras herramientas como LinkedIn, y a poner más orden en el caos de archivos, enlaces y recursos que se movían por Teams sin una lógica clara. Todo esto contribuye a que, cuando intentas trabajar en paralelo, no pierdas tiempo localizando lo que necesitas.
Pestaña «Compartido»: archivos y enlaces organizados en un mismo lugar
Durante mucho tiempo, la sección de archivos en Teams ha sido casi un cementerio digital donde terminaba todo lo que se compartía sin demasiado orden. Encontrar “ese” documento o “ese” enlace que alguien mandó “en algún momento” podía convertirse en una odisea, tirando de buscador y memoria.
Para atacar este problema, Microsoft ha dado un lavado de cara a la antigua pestaña de Files, que ahora pasa a llamarse “Compartido” o “Shared”. La idea es muy sencilla pero potente: en un mismo lugar se agrupan tanto los archivos como los enlaces que se han ido compartiendo en un canal o chat, con opciones para ordenarlos por fecha y localizar antes lo que necesitas.
En la práctica, esta pestaña «Compartido» se convierte en un repositorio único donde ver de forma unificada todo lo que se ha ido compartiendo durante una conversación o en un equipo de trabajo. Ya no tienes que pensar si algo se envió como documento adjunto o como simple enlace pegado en el chat: ambas cosas conviven en la misma vista.
Esta reorganización reduce mucho la dependencia de preguntar “¿quién tenía aquel archivo?” o de usar el buscador de forma casi a ciegas. Cuanto más se utiliza, más fácil es que Teams acabe funcionando como un aliado en la organización del contenido diario y no como un obstáculo que te obliga a rebuscar entre mensajes viejos.
Al combinar este centro de contenido compartido con las ventanas emergentes de chat, notas y Copilot, se hace mucho más cómodo trabajar sobre la misma información que se menciona en la reunión o en el canal, sin tener que interrumpir el flujo de trabajo para buscar documentos perdidos.
Compartir pantalla en macOS con selector nativo
Los usuarios de Mac también reciben mejoras pensadas para que la multitarea sea más natural. En concreto, Teams incorpora una opción para utilizar el selector nativo de ventanas de macOS al compartir la pantalla, en lugar del método propio de la aplicación.
Esta integración hace que el proceso de compartir contenido se sienta más coherente con el resto del sistema operativo, aprovechando la experiencia a la que los usuarios de Mac ya están acostumbrados. Además, el selector nativo de macOS ofrece un enfoque más seguro y claro sobre qué ventana o pantalla exacta estás mostrando al resto de participantes.
La parte menos positiva es que, al usar ese selector nativo, se pierden algunas funciones avanzadas, como la posibilidad de ceder o tomar el control remoto de la pantalla durante la sesión. Para algunos equipos, esto puede sentirse como un paso atrás si dependen mucho de esas capacidades para soporte o colaboración.
La buena noticia es que el modo anterior sigue disponible: quienes necesiten las funciones de control remoto pueden seguir usando el método clásico de compartir pantalla de Teams, mientras que los que prioricen seguridad, familiaridad y una experiencia más integrada con macOS pueden optar por el selector nativo. Es un enfoque flexible que se adapta a distintos estilos de trabajo.
En el contexto de la multitarea, esta mejora en macOS ayuda a que compartir ventanas concretas, documentos o presentaciones sea más rápido, reduciendo el riesgo de mostrar por error aplicaciones o información que no querías enseñar, algo que siempre es de agradecer en reuniones delicadas.
Ventanas independientes de aplicaciones: trabajar en paralelo dentro de Teams
Más allá de las reuniones, la multitarea en Teams también se apoya en la posibilidad de abrir las aplicaciones principales en ventanas independientes. Nos referimos a secciones como Actividad, Chat, Canales, Calendario, Llamadas o Reunirse, que ya no tienen por qué vivir todas en una única ventana principal.
En el cliente de escritorio de Teams, tanto en Windows como en Mac, puedes abrir varias de estas apps a la vez en ventanas separadas para conseguir más flexibilidad y control sobre tu espacio de trabajo. Es como montar tu propio tablero: quizá quieres tener el calendario en un lado, el chat con tu equipo en otro y un canal importante abierto en una tercera ventana.
Para abrir una de estas aplicaciones en una nueva ventana, basta con ir a la barra lateral de Teams, hacer clic con el botón derecho sobre la app que quieras (por ejemplo Chat o Calendario) y elegir “Abrir en nueva ventana”. A partir de ahí, esa aplicación se comporta como cualquier otra ventana de escritorio: la puedes mover, cambiar de tamaño y colocar donde te venga mejor.
Esta capacidad se extiende también a muchas aplicaciones personales y pestañas que se agregan a Teams, lo que permite que no tengas que estar entrando y saliendo constantemente de la misma ventana principal para cambiar de contexto. Si trabajas con varios proyectos a la vez, tener ventanas separadas para cada flujo es un alivio.
Cuando una aplicación ya está abierta, en muchas de ellas verás en la esquina superior derecha un icono de “Abrir en nueva ventana” que hace exactamente lo mismo: saca esa app a una ventana propia sin tener que hacer clic derecho desde la barra lateral. No todas las apps lo soportan, pero la mayoría de las más usadas sí lo incorporan.
Gestionar las ventanas de aplicaciones para una multitarea cómoda
Una vez que tienes varias ventanas abiertas de Teams, la gestión es similar a la de cualquier otro programa de escritorio. En cada ventana verás los controles habituales de minimizar, maximizar y cerrar en la esquina superior derecha (o izquierda, según el sistema operativo y la configuración).
Puedes seleccionar y arrastrar cualquiera de las esquinas de la ventana para cambiar su tamaño y adaptarla al espacio disponible, por ejemplo para dejar un chat más estrecho en un lateral o ampliar la vista de un canal donde estás revisando documentos, y evitar el acoplamiento de ventanas. La idea es que adaptes el entorno a tu forma de trabajar, y no al revés.
También es posible hacer clic en la barra de título de la ventana y moverla a otra zona de la pantalla o incluso a otro monitor o escritorio virtual si tienes varios. De este modo, puedes montar un “panel de control” con todo lo que necesitas tener a la vista: reuniones, chats clave, un canal de proyecto y alguna aplicación personal de apoyo.
Combinando estas ventanas con la opción de tener la reunión en modo “siempre encima” y las vistas emergentes de chat, notas y Copilot, Teams se convierte en un entorno bastante más preparado para trabajar en varias cosas a la vez sin perder el hilo de lo que se habla ni del contenido que se comparte.
Para quienes están todo el día saltando entre conversaciones, archivos y reuniones, esta capacidad de reorganizar ventanas y tamaño a gusto marca la diferencia entre sentir que Teams es una herramienta a tu servicio o que te obliga a ir dando bandazos por su interfaz.
Voz, Copilot y experiencias inteligentes que apuntan al futuro
Además de las funciones puramente visuales de multitarea, Microsoft está integrando capacidades avanzadas de voz y de inteligencia artificial para hacer que ciertas tareas repetitivas sean más automáticas. En el contexto de Teams, esto se traduce en mejoras como el “Express voice enrollment” anunciado en el blog oficial.
Esta función, prevista para su despliegue en marzo, facilita mucho el registro de tu perfil de voz. ¿Para qué sirve esto? Para que el sistema pueda aislar mejor tu voz del ruido de fondo, reconocer quién está hablando en cada momento y alimentar funciones como las recapitulaciones automáticas de reuniones y los insights generados por Microsoft 365 Copilot.
Aunque no se trata de multitarea en el sentido clásico de manejar varias ventanas, sí tiene impacto en cómo trabajas durante y después de una reunión. Si la herramienta es capaz de identificar oradores, mejorar las transcripciones y generar resúmenes más precisos, tú puedes centrarte en participar y en hacer otras tareas en paralelo sin miedo a perder información crítica.
Copilot, integrado en Teams para quienes disponen de licencia, también ayuda en la multitarea al proponer resúmenes de lo hablado, listar decisiones y tareas pendientes o incluso sugerir respuestas y contenidos durante la reunión. En combinación con las ventanas emergentes, puedes mantener Copilot visible como una especie de asistente en tiempo real.
Todo esto encaja con la idea de que Teams vaya siendo cada vez más una plataforma capaz de aliviar la carga mental de seguir varias cosas a la vez, de forma que la multitarea no dependa únicamente de nuestra memoria o capacidad de estar “a todo” en cada momento.
Multitarea, productividad y otras herramientas: el papel de aplicaciones de terceros
El ecosistema de trabajo actual normalmente no gira solo alrededor de Teams: lo habitual es usar otras herramientas de mensajería y colaboración al mismo tiempo, como Slack, Google Chat o incluso apps del sistema como iMessage en Mac. Para muchos profesionales, la multitarea no es solo dentro de Teams, sino entre varias plataformas.
En este contexto, surgen aplicaciones como Memtime, que se encargan de registrar de forma automática cuánto tiempo pasas en diferentes programas y servicios, incluidas herramientas de mensajería de trabajo o personales. Según la información disponible, Memtime rastrea el tiempo en Slack, Google Chat, Microsoft Teams y aplicaciones de Microsoft 365, además de otras apps del sistema.
Este tipo de soluciones no son parte de Teams, pero se integran muy bien con la filosofía de entender en qué se te va el tiempo cuando saltas de una conversación a otra, o de una reunión a un documento. Para personas que facturan por horas o que necesitan medir productividad, tener un registro claro de cuánto han estado en Teams, en reuniones o en otras apps resulta fundamental.
Cuando combinas la capacidad interna de Teams para abrir ventanas independientes, gestionar reuniones de forma más cómoda y ordenar archivos y enlaces, con herramientas externas que monitorizan el uso que haces de esas mismas aplicaciones, obtienes una visión bastante completa de tu multitarea diaria.
De este modo, no solo mejoras la experiencia de estar en varias cosas a la vez, sino que también puedes analizar si esa forma de trabajar te compensa o si necesitas organizarte mejor, reducir interrupciones o agrupar tareas para no vivir permanentemente en modo “apagafuegos”.
La suma de todas estas funciones —ventana de reunión minimizable y flotante, vistas emergentes de chat, notas y Copilot, pestaña «Compartido», selector nativo en macOS, ventanas independientes para apps de Teams y las nuevas capacidades de voz y análisis— convierte a Microsoft Teams en un entorno mucho más preparado para la multitarea moderna, donde puedes combinar reuniones, documentos, conversaciones y automatizaciones sin sentir que pierdes el control a cada clic.
