Cómo configurar impresoras en Windows 11 paso a paso

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Si acabas de estrenar equipo o has actualizado el sistema, es muy probable que te preguntes cómo configurar correctamente una impresora en Windows 11 sin volverte loco con cables, menús y controladores. Aunque muchas veces todo funciona al enchufar y listo, cuando algo falla es cuando empiezan las dudas.

En las siguientes líneas vas a encontrar una guía muy completa para instalar, configurar y optimizar impresoras USB, en red y por IP en Windows 11, además de una batería de trucos para resolver problemas típicos: drivers rebeldes, impresoras compartidas que no aparecen, errores de firewall, colas de impresión atascadas o ajustes de calidad mal configurados.

Instalar una impresora local o USB en Windows 11

En la mayoría de los casos, Windows 11 es capaz de reconocer una impresora USB nada más conectarla. Basta con enchufar el cable al puerto correspondiente, encender la impresora y esperar unos segundos a que el sistema descargue o active el controlador adecuado.

Si tras conectar la impresora no pasa nada, es momento de comprobar que la impresora está bien enchufada y encendida, que el cable USB no está dañado y que has usado un puerto que funcione correctamente en el ordenador.

Cuando el reconocimiento automático no funciona, puedes forzar la instalación desde la configuración. En Windows 11, ve a Inicio > Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres, donde verás un listado de las impresoras ya detectadas por el sistema.

En esa misma pantalla, si tu modelo no aparece, utiliza el apartado Agregar una impresora o escáner y pulsa en el botón Agregar dispositivo. Windows buscará durante unos instantes impresoras conectadas por USB o disponibles en la red local.

Cuando la búsqueda termine, revisa la lista de dispositivos encontrados y elige la impresora que quieres instalar para pulsar en Agregar dispositivo. Si sigue sin aparecer, tendrás que recurrir al asistente manual de instalación, que te da opciones más avanzadas.

Quitar y reinstalar una impresora que da problemas

En muchas ocasiones, la forma más rápida de solucionar fallos raros es eliminar la impresora de Windows 11 y volver a instalarla desde cero. Esto limpia configuraciones corruptas y fuerza a que el sistema vuelva a crear la conexión.

Para desinstalarla, entra de nuevo en Inicio > Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres y espera a que se cargue la lista de dispositivos disponibles en el equipo.

Haz clic sobre el nombre de la impresora conflictiva y usa el botón Quitar. El sistema te pedirá confirmación con una ventana emergente; simplemente indica que sí para borrar totalmente esa impresora de la configuración de Windows 11.

Una vez eliminada, asegúrate de que la impresora está encendida y, si es USB, conectada al equipo; si es de red o WiFi, comprueba que está unida a la misma red que el ordenador y que la conexión no se corta al cabo de unos segundos.

Vuelve a la sección de impresoras y escáneres, pulsa en Agregar dispositivo o en Actualizar si ya aparece el botón, y espera a que Windows vuelva a detectar la impresora. Si esta vez sí aparece, pulsa en Agregar dispositivo para completar la reinstalación.

En caso de que tampoco ahora salga en la lista, usa la opción Agregar manualmente que verás debajo del listado. Se abrirá una ventana con distintas formas de buscar una impresora: por red, por IP, por nombre compartido o usando una instalación clásica local.

Instalar manualmente una impresora local paso a paso

Cuando el asistente automático se resiste, puedes recurrir al método clásico de Agregar una impresora local o de red con configuración manual, que aparece entre las opciones de búsqueda avanzada al pulsar Agregar manualmente.

En la primera pantalla del asistente verás la posibilidad de usar un puerto existente. Aquí deberás seleccionar el puerto al que está conectada tu impresora: normalmente será un puerto USB, aunque también es posible que veas puertos LPT (paralelo) o COM (serie) en equipos más antiguos.

Después llegará el turno de instalar el controlador. Si tu impresora venía con un CD o has descargado previamente el driver desde la web del fabricante, elige la opción Tengo disco para apuntar a la carpeta con los controladores correctos.

Si no cuentas con un driver específico, puedes pulsar en Windows Update dentro del mismo asistente para que se descargue un catálogo amplio de impresoras compatibles. El proceso puede tardar un rato, pero una vez finalizado podrás elegir fabricante y modelo en dos columnas.

Selecciona en la columna izquierda la marca de la impresora y, en la derecha, el modelo concreto. Luego pulsa en Siguiente y escribe un nombre identificativo para esa impresora en el sistema; puede ser algo tan simple como «Impresora oficina» o una combinación de modelo y ubicación.

En el paso de compartir la impresora, puedes elegir No compartir esta impresora si sólo la vas a usar desde el mismo equipo. Si quieres que otros ordenadores en la red puedan utilizarla, marca Compartir esta impresora, indica un nombre de recurso compartido y, si te interesa, una ubicación descriptiva.

Antes de finalizar, el asistente te ofrece imprimir una página de prueba. Es muy recomendable hacerlo, porque te confirma que el controlador está bien instalado y la impresora responde. Si la página sale correctamente, pulsa en Finalizar para cerrar el asistente.

Ajustar preferencias de impresión en Windows 11

Una vez que la impresora funciona, el siguiente paso para sacarle partido es configurar las preferencias de impresión, que controlan aspectos como orientación, bandeja de papel, calidad o modo color/blanco y negro.

Para acceder a estas opciones, entra en la configuración de Windows 11, elige Bluetooth y dispositivos y luego Impresoras y escáneres. Selecciona tu impresora en la lista y busca el acceso a Preferencias de impresión, que abre una ventana específica del controlador.

En la pestaña de Presentación, podrás seleccionar si quieres imprimir en orientación vertical (retrato) o en horizontal (apaisado), además de configuraciones como imprimir varias páginas por hoja, ideal para ahorrar papel en documentos de consulta.

La pestaña de Papel/Calidad permite elegir la bandeja de origen del papel, algo especialmente útil si tu impresora dispone de varias bandejas con diferentes tipos o tamaños de papel, por ejemplo para alternar entre folios normales y papel fotográfico.

También puedes indicar el tipo de soporte que vas a usar: papel normal, distintos tipos de papel fotográfico del fabricante, papeles mate o brillantes para folletos u otros medios específicos según el modelo de impresora. Elegir el tipo correcto ayuda a mejorar la calidad y a evitar atascos.

En el apartado de configuración de calidad es habitual encontrar tres niveles: Borrador, Normal y Óptima. El modo Borrador reduce el consumo de tinta y acelera la impresión, el modo Normal sirve para la mayoría de trabajos y Óptima se reserva para trabajos donde prima la calidad, como fotos o documentos de presentación.

Otro ajuste importante es el modo de color. Puedes decidir que, por defecto, la impresora trabaje en blanco y negro para ahorrar los cartuchos de color, y usar el modo color sólo cuando realmente lo necesites. Esta simple decisión puede suponer un ahorro notable.

Dentro de las Opciones avanzadas de las preferencias de impresión suelen aparecer configuraciones adicionales, como el tamaño de papel por defecto (A4, A5, carta, etc.), la impresión en escala de grises, la resolución máxima permitida o la calidad específica para gráficos.

En determinados modelos encontrarás la opción de imprimir a la máxima resolución posible (por ejemplo, Activar imprimir en máx. ppp), que mejora muchísimo el detalle en fotografías pero disminuye la velocidad de impresión y aumenta el consumo de tinta, especialmente si usas papel fotográfico.

Muchas impresoras incluyen una pestaña llamada Atajos o Accesos directos de impresión, con perfiles ya preparados: texto en borrador, fotografía, folleto, etc. Estos perfiles te permiten aplicar de golpe un conjunto de ajustes adecuados a cada tipo de trabajo sin tener que tocar cada parámetro por separado.

Propiedades de impresora: configuración avanzada del dispositivo

Además de las preferencias de impresión, Windows 11 ofrece otra ventana más completa llamada Propiedades de impresora, donde se agrupan opciones de uso compartido, puertos, seguridad, administración del color y otros parámetros avanzados.

Para llegar hasta aquí, ve a la sección de Impresoras y escáneres, selecciona tu impresora y entra en Propiedades de impresora. Se abrirá una ventana con varias pestañas, entre las que destacan General, Compartir, Puertos, Opciones avanzadas, Seguridad, Administración del color y Configuración del dispositivo.

En la pestaña General puedes modificar el nombre con el que se muestra la impresora, escribir una descripción breve de su ubicación y ver un resumen de las capacidades del dispositivo: si imprime en color, si admite doble cara automática, si grapa, etc.

Desde esta pestaña también puedes imprimir una página de prueba y acceder nuevamente a las preferencias de impresión, lo que facilita centralizar los ajustes más habituales sin tener que ir saltando de menú en menú dentro de la app de Configuración.

La pestaña Seguridad resulta clave en entornos compartidos, ya que permite definir qué usuarios o grupos tienen permiso para usar la impresora. Desde aquí se pueden añadir o eliminar cuentas y asignar permisos para imprimir, administrar la impresora o gestionar los documentos en cola.

En Configuración del dispositivo aparecen opciones específicas del modelo, como módulos de impresión a doble cara, bandejas adicionales o accesorios de acabado. Si tu impresora dispone de dúplex automático, desde aquí puedes activarlo para imprimir a doble cara sin tener que girar manualmente las hojas.

La pestaña Opciones avanzadas es especialmente interesante para oficinas o entornos donde se imprime mucho. En la parte superior se define en qué horario está disponible la impresora, de forma que puedes restringir su uso a ciertas franjas (por ejemplo, sólo en horario laboral).

En esta misma zona también eliges la prioridad de la impresora, con un valor de 1 a 99. Una prioridad más alta hace que los trabajos enviados a esta cola se atiendan antes que otros cuando se comparte la impresora entre distintos equipos.

El ajuste «Imprimir usando la cola para que el programa termine más rápido» determina que los documentos se almacenen primero en la cola de impresión en lugar de enviarse directamente. Así, la aplicación que envía el documento se libera enseguida y no se queda bloqueada durante el proceso.

También se puede elegir si la impresión empieza en cuanto llega la primera parte del documento a la cola, o si debe esperar a que el archivo esté completamente copiado. Esto influye en cómo se gestionan trabajos muy grandes o enviados desde equipos con conexiones lentas.

En la parte inferior de Opciones avanzadas aparecen casillas como Dejar pendientes documentos no coincidentes, que evita que se impriman documentos que han cambiado desde que se enviaron, o Imprimir primero los documentos que ya están completos en la cola, que da preferencia a los trabajos totalmente preparados.

También puedes activar la opción de conservar los documentos después de imprimir, útil si quieres volver a lanzarlos sin necesidad de abrir otra vez el programa original, y habilitar características de impresión avanzadas como la impresión en folleto, varias páginas por hoja o el cambio del orden de las páginas.

Los botones Valores de impresión, Procesador de impresión y Página de separación ofrecen un control aún más fino. El procesador de impresión, por ejemplo, permite escoger entre el formato RAW, que deja el trabajo intacto, y EMF (metarchivo mejorado), que reduce el tamaño de los archivos y facilita imprimir en distintas impresoras sin perder el formato.

Configurar una impresora en red en Windows 11

Windows 11 está pensado para que la mayoría de impresoras de red se detecten al vuelo, pero en la práctica, sobre todo con modelos antiguos, es frecuente tener que ajustar algunos parámetros a mano para que todo funcione como toca.

Cuando una impresora está conectada a otro equipo y se comparte por la red, el proceso se hace en dos fases: primero se configura la impresora en el equipo host (al que está físicamente conectada) y luego se añade desde el equipo cliente que la va a usar.

En el ordenador al que está conectada la impresora, ve al Panel de control, entra en Hardware y sonido y después en Dispositivos e impresoras. Desde ahí podrás ver el listado de impresoras instaladas en ese equipo.

Haz clic con el botón derecho sobre la impresora que quieres compartir y entra en Propiedades de impresora. En la pestaña Compartir marca la opción Compartir esta impresora y asigna un nombre de recurso compartido que tenga sentido para los demás usuarios.

Ten en cuenta que, cuando compartes una impresora de este modo, sólo podrán usarla los usuarios de la red que tengan nombre y contraseña válidos en el equipo que la comparte, y además la impresora no estará disponible si este equipo entra en suspensión.

Una vez que la impresora ya está compartida con su nombre de recurso, es el momento de ir al equipo cliente. Abre el Explorador de archivos, entra en la sección Red y espera unos segundos para que se detecten los dispositivos compartidos, entre ellos la impresora.

Si la impresora compartida no aparece en la red, puede que tengas que activar la compatibilidad con protocolos antiguos. Para ello, desde el Panel de control entra en Programas y luego en Activar o desactivar las características de Windows para marcar la opción Compatibilidad con el protocolo para compartir archivos SMB 1.0/CIFS.

Aplica los cambios y deja que Windows instale los componentes necesarios. El sistema te pedirá reiniciar el equipo, así que acepta el reinicio para completar la activación de SMB y vuelve después a trabajar con la impresora.

Tras el reinicio, abre de nuevo el Panel de control y dirígete a Hardware y sonido > Dispositivos e impresoras. Ve a Impresoras y escáneres y usa el botón Agregar dispositivo para que el sistema inicie la búsqueda automática de impresoras de red disponibles.

Si tu impresora compartida aparece en la lista, basta con seleccionarla y pulsar en Agregar dispositivo para que se instalen los controladores necesarios y quede lista para usar. Si no aparece, tendrás que recurrir a Agregar manualmente y seleccionar una impresora compartida por nombre.

En esa pantalla podrás pulsar en Examinar, entrar en la sección Red y localizar el equipo que comparte la impresora. Al elegirla, se rellenará automáticamente una ruta del tipo \\NOMBREPC\\NOMBREIMPRESORA, aunque también puedes escribir esta ruta a mano si ya la conoces.

Finaliza el asistente aceptando el nombre propuesto o escribiendo uno nuevo para el equipo cliente, y aprovecha el último paso para imprimir una página de prueba que confirme que la impresora de red funciona bien.

Conectar una impresora usando su dirección IP

En redes algo más avanzadas, o cuando la detección automática no funciona, puede ser necesario agregar la impresora por su dirección IP o nombre de host. Este método es especialmente útil con impresoras que tienen servidor de impresión integrado.

Empieza abriendo el Panel de control y entra en Hardware y sonido > Dispositivos e impresoras. Desde allí, ve a Impresoras y escáneres y usa la opción de Agregar manualmente cuando el sistema no detecte tu impresora por sí solo.

Entre las opciones disponibles, elige Agregar una impresora usando una dirección IP o nombre de host. Verás que Windows te indica que la detección automática funciona con impresoras TCP/IP y WSD, y que para impresoras IPP debes seleccionarlo en el menú desplegable de tipo de dispositivo.

Introduce el tipo de dispositivo, el nombre de host o la dirección IP de la impresora y el puerto correspondiente. Si no conoces estos datos, tendrás que localizarlos con alguno de los métodos habituales para saber la IP de una impresora de red.

Una vez introducida la información, Windows intentará localizar la impresora y crear el puerto correspondiente. Si al cabo de unos segundos el asistente avanza, podrás seguir con la instalación del controlador, tal y como harías con cualquier impresora nueva.

Cuando el asistente llegue al final, no olvides usar la opción de imprimir una página de prueba. Así comprobarás que la IP es correcta, que la impresora responde en la red y que el driver que has seleccionado es compatible.

Cómo averiguar la IP de una impresora de red

Para poder agregar una impresora por IP necesitas saber exactamente cuál es su dirección en la red y, en algunos casos, el puerto TCP asociado. Hay varias formas sencillas de obtener esta información sin volverte loco.

La primera opción es usar de nuevo el Panel de control. Entra en Hardware y sonido > Dispositivos e impresoras, selecciona la impresora y entra en Propiedades. En la pestaña Servicios web suele aparecer la dirección IP asignada a esa impresora.

En la pestaña Puertos podrás ver el tipo de puerto que utiliza la impresora y, en muchos casos, detalles adicionales como el host o el número de puerto concreto. Dependiendo del controlador (por ejemplo, WSD) verás más o menos pestañas y opciones relacionadas.

Otra alternativa es recurrir a la ventana de símbolo del sistema (CMD). Abre el menú Inicio, escribe CMD y pulsa Intro para abrir la consola. En la ventana negra, escribe el comando netstat -r con un espacio entre las dos palabras y vuelve a pulsar Intro.

El comando netstat te mostrará una tabla con los dispositivos de red conectados al ordenador en ese momento. Si la impresora está encendida y activa en la red, deberías poder localizarla en esa tabla y ver su IP junto a otra información de enrutamiento.

Si no aparece, revisa que la impresora esté realmente encendida y conectada a la misma red que el ordenador, y repite el comando después de unos segundos. Es importante que no haya redes invitadas o VLANs de por medio que separen ambos dispositivos.

También puedes entrar en la interfaz web de tu router. Abre un navegador y escribe la dirección del router, normalmente algo como 192.168.1.1. Introduce el usuario y contraseña correspondientes y busca la sección Tabla de clientes DHCP o lista de dispositivos conectados.

En esa pantalla verás todos los dispositivos que tienen IP asignada por el router: ordenadores, móviles, televisores y, por supuesto, la impresora. Localiza el nombre de la impresora en la tabla y podrás ver cuál es su IP actual dentro de la red local.

Actualizar Windows, drivers y solucionar problemas típicos

Si tras seguir todos los pasos sigues teniendo problemas con la impresora, conviene revisar algunos puntos clave que suelen ser origen de fallos persistentes en Windows 11, empezando por las actualizaciones del propio sistema.

Abre la Configuración con la combinación de teclas Win + I y entra en la sección de Windows Update para comprobar si hay actualizaciones pendientes. A veces Microsoft lanza parches específicos para problemas de impresión, especialmente después de detectar errores en determinadas compilaciones.

Además del sistema, es importante revisar el estado de los controladores. Desde la herramienta Ejecutar puedes abrir el Administrador de dispositivos escribiendo su nombre y pulsando Intro. Una vez dentro, despliega la sección Impresoras o Dispositivos de impresión para ver qué modelos detecta Windows.

Si observas un icono de advertencia en alguno de ellos, es muy probable que el driver no esté bien instalado o necesite actualización. Puedes hacer clic derecho y buscar actualizaciones automáticamente o instalar un controlador descargado desde la web del fabricante.

En caso de que no haya ningún aviso, lo normal es que los controladores estén al día y el origen del problema sea otro, como la configuración de red, el firewall o la propia impresora. Aquí es donde conviene seguir descartando posibles causas.

El cortafuegos de Windows es otro sospechoso habitual cuando las impresoras de red dejan de funcionar. Para probar si está bloqueando algo, entra en la configuración del Firewall de Windows Defender desde la barra de búsqueda y usa la opción de desactivarlo temporalmente para redes privadas y públicas.

Tras desactivar el firewall, revisa si la impresora de red vuelve a aparecer y permite imprimir. Si es así, lo ideal no es dejar el cortafuegos apagado, sino crear reglas específicas que permitan el tráfico necesario hacia la impresora o revisar si hay software de seguridad de terceros bloqueando conexiones.

Además de todo lo anterior, Windows 11 incluye un Solucionador de problemas para impresoras que puede ser de gran ayuda. Desde la barra de búsqueda, escribe «Solucionar otros problemas» y abre ese panel. Una vez dentro, localiza la sección Impresoras y ejecuta el solucionador específico.

El asistente analizará la configuración del sistema, revisará servicios relacionados, colas de impresión, controladores y permisos de red, e intentará aplicar correcciones de forma automática o sugerir pasos concretos para solventar el fallo detectado.

Gestionar la impresora predeterminada en Windows 11

Cuando trabajas con varias impresoras (una local, otra de red, quizá una virtual en PDF), es muy útil dejar que Windows gestione de forma dinámica cuál es la impresora predeterminada según la que uses más recientemente.

Para activar este comportamiento, entra en Configuración, ve a Dispositivos o directamente a Impresoras y escáneres, y en la parte inferior de la ventana asegúrate de que está marcada la casilla Permitir que Windows administre mi impresora predeterminada.

Con esta opción activada, el sistema elegirá automáticamente como predeterminada la última impresora desde la que hayas impreso, lo que resulta muy práctico en entornos donde vas cambiando con frecuencia entre equipos y modelos de impresora.

Si prefieres fijar siempre una impresora concreta como predeterminada, desmarca esa casilla y selecciona manualmente la impresora deseada en la lista, usando la opción Establecer como predeterminada dentro de las propiedades del dispositivo.

Aunque parezca un detalle menor, tener bien definida la impresora predeterminada reduce errores de usuario, evita que los documentos se envíen al dispositivo equivocado y, en definitiva, ahorra tiempo y papel en el día a día, sobre todo en oficinas con varias impresoras en red.

Con todos estos ajustes, desde la instalación básica hasta la configuración de calidad, pasando por la conexión en red, la búsqueda por IP y la resolución de problemas habituales, poner a punto una impresora en Windows 11 pasa de ser un quebradero de cabeza a un proceso bastante controlado, que además te permite personalizar el comportamiento del dispositivo para imprimir más rápido, gastar menos tinta y adaptarte mejor a la forma en que trabajas.