Qué es Microsoft OneDrive y para qué sirve

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Si trabajas a diario con documentos, fotos o archivos en distintos dispositivos, seguramente te suena eso de “guardarlo en la nube”. Microsoft OneDrive es precisamente el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, pensado para que tengas tus datos siempre a mano, da igual si estás en el portátil de la oficina, en el móvil o en el ordenador de casa.

Además de servir para guardar archivos, OneDrive está muy integrado con las aplicaciones de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint o Teams, lo que lo convierte en una herramienta clave tanto para usuarios particulares como para empresas que quieren colaboración en tiempo real, copias de seguridad automáticas y un sistema sencillo para compartir contenido sin volverse loco con los adjuntos del correo.

Qué es Microsoft OneDrive exactamente

Microsoft OneDrive es un servicio de almacenamiento en la nube (cloud storage) que te permite guardar archivos en servidores remotos de Microsoft en lugar de tenerlos únicamente en tu disco duro. Es decir, funciona como un “disco duro online” accesible desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Cualquier persona con una cuenta de Microsoft (por ejemplo, de Outlook, Hotmail o vinculada a Windows) obtiene 5 GB de espacio gratuito en OneDrive para uso personal. A partir de ahí, puedes ampliar capacidad con diferentes planes de pago o a través de suscripciones de Microsoft 365, donde normalmente se incluye al menos 1 TB por usuario, tanto en planes personales como en muchas suscripciones de empresa.

En entornos corporativos, el espacio disponible puede variar: si tu OneDrive está ligado a Microsoft 365 o a SharePoint Online, el límite lo marca el plan y la configuración del administrador; si la biblioteca se hospeda en un servidor de SharePoint local (on‑premises), es la propia organización la que define las cuotas de almacenamiento.

La filosofía del servicio es simple: tus archivos son privados por defecto y solo tú decides qué documentos o carpetas compartes, con quién y con qué permisos (solo lectura, edición, fecha de caducidad de enlaces, etc.). Esto se aplica tanto a usuarios internos de la empresa como, si el administrador lo permite, a contactos externos.

Breve historia de OneDrive: de disco duro virtual a servicio clave de Microsoft 365

La idea de Microsoft de ofrecer un “disco duro virtual” en Internet arrancó públicamente en 2006, cuando se empezaron a conocer los primeros detalles del proyecto. En aquel momento no se llamaba OneDrive ni mucho menos.

En mayo de 2007 apareció una primera beta cerrada en Estados Unidos bajo el nombre Windows Live Folders, accesible solo para algunos testers. A principios de agosto de ese año se abrió a más usuarios y se utilizaba sobre todo para guardar documentos, imágenes y música vinculados a Windows Live Spaces. Cada archivo se clasificaba como privado, visible solo para amigos o público, y la interfaz recordaba bastante al diseño de Windows Vista. El espacio era muy modesto: apenas 0,25 GB.

Pocos días después, el 9 de agosto de 2007, Microsoft renombró el servicio a Windows Live SkyDrive y amplió las pruebas a usuarios del Reino Unido e India. El despliegue global fue creciendo hasta que, en mayo de 2008, SkyDrive estaba disponible en 62 países y regiones y se eliminaron las categorías de visibilidad fijas. El espacio se fue ampliando progresivamente hasta llegar a 5 GB.

En agosto de 2008 se produjo un salto importante: SkyDrive pasó a ofrecer 25 GB de capacidad total, aunque en la práctica unos 5 GB estaban reservados para Live Mesh. Años más tarde, en 2011, Microsoft anunció una actualización de calado: nuevas aplicaciones de escritorio para Windows y macOS, una API mejorada para desarrolladores y un diseño web “moderno” alineado con Outlook.com. Se añadieron funciones como búsqueda instantánea, arrastrar y soltar, selección múltiple, mejoras en la sincronización y carga de fotos en resolución completa.

Tras analizar el uso real del servicio, Microsoft descubrió que solo una minoría de usuarios llegaba a utilizar más de 7 GB, por lo que redujo el espacio gratuito estándar a 7 GB. Durante un tiempo limitado se permitió a los usuarios antiguos conservar los 25 GB anteriores. En 2012 también apareció la app de SkyDrive para Android, ampliando el soporte móvil.

A comienzos de 2014 se produjo el cambio de nombre definitivo: por cuestiones legales (una disputa de marca con el canal británico BSkyB), SkyDrive pasó a llamarse OneDrive. El 18 de febrero de 2014 ya se veían las aplicaciones, la web y las apps móviles con la nueva marca. Microsoft y BSkyB llegaron a un acuerdo que permitía usar “SkyDrive” durante un período de transición.

En junio de 2015 se lanzó un rediseño importante de OneDrive para la web, adaptando la interfaz a la estética limpia y minimalista de Windows 10. Sin embargo, no todo fueron buenas noticias: en noviembre de 2015 Microsoft anunció el fin del plan de almacenamiento ilimitado para algunos paquetes de Office 365 y la reducción del espacio gratuito de 15 GB a 5 GB. Los antiguos planes de 100 y 200 GB se sustituyeron por una opción de 50 GB de pago. El motivo oficial fue el uso abusivo del servicio para copias de seguridad masivas, colecciones de películas y grabaciones de DVR.

Desde Windows 10, OneDrive viene integrado en el sistema operativo y no se puede desinstalar como tal, aunque sí es posible deshabilitarlo. Con el tiempo, se han incorporado cada vez más funciones, como Office Online, el Almacén personal (Personal Vault), la integración con Teams y SharePoint, y las aplicaciones para casi cualquier plataforma de Microsoft o terceros.

Principales funciones de OneDrive: qué puedes hacer con la nube de Microsoft

Más allá de “subir archivos a la nube”, OneDrive ofrece un buen puñado de funciones pensadas para el trabajo diario, tanto si eres un usuario particular como si formas parte de una organización con Microsoft 365.

Almacenamiento y organización de archivos

Con OneDrive puedes subir, descargar y organizar tus documentos en carpetas igual que harías en el Explorador de archivos de Windows o en Finder en macOS. Puedes arrastrar y soltar, crear nuevas carpetas, renombrar elementos o moverlos sin complicaciones.

El servicio permite trabajar con archivos de gran tamaño, actualmente hasta 250 GB por archivo, una cifra más que suficiente para la mayoría de proyectos de vídeo, backups de proyectos pesados o colecciones fotográficas.

Además, puedes sincronizar carpetas clave del sistema (como Documentos) con OneDrive, de forma que su contenido esté accesible tanto localmente como en la nube. Esto es especialmente útil para centralizar el trabajo y tener siempre una copia online de lo más importante.

Compartir contenido mediante enlaces

Una de las funciones estrella es la opción de compartir archivos y carpetas simplemente enviando un enlace. Desde la interfaz de OneDrive (web, escritorio o móvil) puedes usar el botón «Compartir» y generar un vínculo para que otras personas accedan al contenido sin necesidad de adjuntar documentos en el correo.

Al crear el enlace de compartición, puedes elegir distintas opciones: cualquiera que tenga el vínculo, solo personas de tu organización, solo personas concretas, permisos de edición o solo lectura, etc. En algunos planes también se pueden establecer fechas de caducidad o proteger el enlace con contraseña.

En el ecosistema de Microsoft, esta forma de compartir se integra con Teams y SharePoint. En muchos casos, lo que haces al compartir en Teams es precisamente enviar el enlace al archivo almacenado en OneDrive o en una biblioteca de SharePoint, lo que evita duplicidades y versiones inconsistentes.

Colaboración en tiempo real con Office Online

OneDrive incluye el acceso a Office Online (Word, Excel, PowerPoint y OneNote en el navegador), que permite crear, editar y compartir documentos directamente desde la web, sin necesidad de tener las apps de escritorio instaladas.

Cuando varios usuarios trabajan sobre un mismo documento guardado en OneDrive, pueden editarlo simultáneamente y ver los cambios prácticamente en tiempo real. Esto es ideal para equipos de trabajo, proyectos universitarios o cualquier situación en la que varias personas deban tocar el mismo archivo.

OneDrive también incorpora historial de versiones, de modo que puedes ver y restaurar versiones anteriores de los archivos durante un periodo determinado (por ejemplo, hasta 30 días en muchos casos o más en entornos empresariales con políticas concretas). Esta función es especialmente útil para deshacer cambios accidentales.

Sincronización entre dispositivos y “Archivos a petición”

El cliente de OneDrive para Windows y macOS permite sincronizar tus carpetas entre el dispositivo y la nube. Lo que guardas en la carpeta de OneDrive de tu ordenador se sube automáticamente al almacenamiento online y se replica en el resto de dispositivos donde tengas tu cuenta conectada.

Una pieza clave de esta sincronización es la opción “Archivos a petición”. Con ella, ves todos los archivos de OneDrive en el Explorador o en Finder, pero puedes elegir si un archivo está disponible solo online (no ocupa espacio local) o también sin conexión. Los elementos “solo en línea” se muestran con un icono de nube y se descargan bajo demanda cuando los abres. Si quieres liberar espacio automáticamente, revisa cómo activar o desactivar Sensor de almacenamiento en Windows 11.

Si un archivo o carpeta es especialmente importante, puedes hacer clic derecho y seleccionar “Mantener siempre en este dispositivo” para forzar que esté disponible sin conexión. Y si prefieres que todo se descargue automáticamente como antes, es posible desactivar Archivos a petición desde la configuración del cliente de OneDrive.

Para grandes despliegues en empresas, el cliente incluye controles de ancho de banda, de forma que el administrador o el propio usuario puedan limitar la velocidad de descarga y subida para que la sincronización no colapse la red cuando cientos de personas empiezan a sincronizar a la vez.

Solicitar archivos a otras personas

OneDrive incorpora una función muy práctica llamada “Solicitar archivos”. En lugar de perseguir a tus compañeros para que te envíen documentos por correo, puedes seleccionar una carpeta, abrir el menú de opciones y elegir esa característica.

El sistema genera un enlace específico para que otros usuarios suban archivos a esa carpeta. Tú envías ese enlace (por ejemplo, por correo) y quienes lo reciban podrán subir contenido, pero no verán el resto de archivos que haya dentro. Es una forma cómoda y ordenada de recoger documentación de varias personas.

OneDrive para uso personal y para negocios

OneDrive tiene una versión orientada al usuario particular y otra pensada para empresas, denominada OneDrive para la Empresa (OneDrive for Business). Aunque comparten muchas funciones, hay matices importantes.

OneDrive personal

Con una simple cuenta de Microsoft obtienes 5 GB de almacenamiento gratuito para guardar fotos, vídeos, documentos, copias de seguridad del móvil y todo lo que necesites. Si te quedas corto, puedes contratar planes básicos, por ejemplo 100 GB de almacenamiento por una cuota anual relativamente baja, o suscribirte a Microsoft 365 Personal o Familia, que incluyen 1 TB por usuario junto con las aplicaciones de Office.

En todos los casos dispones de apps móviles para Android y iOS que permiten subir automáticamente tus fotos, escanear documentos con la cámara, acceder a archivos, compartir enlaces y proteger la app con métodos biométricos como huella o reconocimiento facial.

También tienes a tu disposición el Almacén personal (Personal Vault), una carpeta cifrada con un nivel extra de autenticación donde se pueden guardar documentos especialmente sensibles (DNI, contratos, escrituras, etc.). En el plan gratuito se limita a un pequeño número de archivos, mientras que con planes de pago se amplía sin restricciones prácticas.

OneDrive para empresas (OneDrive for Business)

En el ámbito corporativo, OneDrive forma parte de Microsoft 365 para empresas y de SharePoint Online. Suele ofrecer 1 TB de espacio por usuario como mínimo, ampliable por el administrador y, en muchos casos, escalable hasta 5 TB o, bajo petición, incluso 25 TB por usuario, pensado para entornos con necesidad de muchísimos datos (por ejemplo, gestión de contenidos multimedia).

Los administradores disponen de herramientas avanzadas de seguridad y cumplimiento: control de permisos, políticas de retención de datos, auditoría de accesos, integración con Microsoft Intune para aplicar políticas en dispositivos móviles y protección frente a ransomware y malware.

En este contexto, OneDrive se integra con Teams y SharePoint para ofrecer un entorno de trabajo colaborativo completo: los archivos compartidos en Teams se almacenan en bibliotecas de SharePoint y se sincronizan mediante OneDrive, lo que hace que todo el ecosistema funcione como un conjunto.

Dispositivos y variantes de OneDrive

OneDrive está disponible prácticamente en cualquier tipo de dispositivo moderno, con clientes y apps específicos según la plataforma.

En ordenadores de escritorio y portátiles, existe el cliente de OneDrive para Windows (desde Windows 10) y para macOS (desde macOS 13.0). En estos sistemas, el servicio se integra como una carpeta más del sistema, y en Windows viene preinstalado con las versiones recientes.

También encontrarás OneDrive en otros dispositivos del ecosistema de Microsoft, como Xbox, HoloLens, Surface Hub o tablets con Windows. Esto facilita, por ejemplo, reproducir contenido multimedia almacenado en la nube directamente en la consola o utilizar archivos en escenarios de realidad mixta.

En el terreno móvil, puedes instalar la app de OneDrive en Android (a partir de la versión 6.0) y en iOS (a partir de iOS 16), lo que te permite acceder a tus datos en la nube, subir fotos automáticamente, escanear documentos y compartir enlaces desde el propio teléfono. Históricamente también hubo clientes para Windows Phone y plataformas como Nokia Belle para subida de imágenes.

Un detalle importante es que, oficialmente, no existe un cliente de OneDrive con soporte directo para Linux; los usuarios de este sistema operativo suelen recurrir a la versión web o a soluciones de terceros.

Requisitos para usar OneDrive y variantes de acceso

Para empezar a usar el servicio necesitas una cuenta de Microsoft registrada y una conexión a Internet razonablemente rápida. A nivel de hardware, cualquier equipo moderno con al menos 1 GB de RAM y un sistema operativo soportado es suficiente para el cliente de sincronización.

En la práctica, si utilizas Windows 10 o Windows 11 con una cuenta de Microsoft, ya tienes OneDrive incorporado. El icono aparece en el Explorador de archivos y en el área de notificaciones, y basta con iniciar sesión para que empiece a sincronizar. También puedes ver y gestionar los archivos recientes relacionados con OneDrive desde el Explorador. En macOS se instala como una aplicación adicional con su propia carpeta.

Si prefieres no instalar nada, siempre tienes la opción del acceso a través del navegador web entrando en onedrive.microsoft.com, desde donde puedes subir, descargar, compartir y editar archivos con Office Online.

Planes de almacenamiento y precios orientativos

Microsoft ha ido ajustando los planes de OneDrive con el paso de los años. A nivel histórico, en la etapa de SkyDrive se ofrecían opciones de pago como OneDrive +50, +100 o +200 GB con precios anuales específicos, además de espacio gratuito básico (5 o 7 GB, según el momento y las promociones).

En la actualidad, el enfoque principal pasa por planes de OneDrive independientes con capacidad moderada y, sobre todo, por los paquetes de Microsoft 365 que integran almacenamiento masivo (1 TB o más) junto con las aplicaciones de Office. La relación calidad‑precio de los planes de Microsoft 365 es uno de los puntos fuertes del servicio, especialmente para usuarios que también necesitan Word, Excel, PowerPoint o Outlook.

Para empresas, además de las licencias de Microsoft 365 Business y Enterprise, se puede ampliar el almacenamiento por usuario sin coste adicional en determinados planes hasta 5 TB, y para necesidades extremas se tienen opciones de expansión por usuario negociadas con Microsoft.

Ventajas y desventajas de usar OneDrive

OneDrive ofrece una combinación muy atractiva de integración, precio y funciones, aunque no es perfecto y tiene algunos puntos débiles a considerar frente a alternativas como Google Drive, Dropbox, iCloud o Mega.

Ventajas principales

Una de sus grandes bazas es la integración nativa con Microsoft 365. Si ya trabajas con Word, Excel, PowerPoint, Teams o Outlook, tener OneDrive como nube por defecto facilita muchísimo el flujo de trabajo: los documentos se guardan directamente en la nube y se comparten con un par de clics.

En cuanto a costes, la relación calidad‑precio es muy competitiva. Por una suscripción anual de Microsoft 365 obtienes 1 TB de almacenamiento más las aplicaciones de Office completas. Si solo necesitas algo sencillo, el plan gratuito de 5 GB o el plan de pago con 100 GB puede ser suficiente para tus copias básicas o para uso ocasional.

Otro punto fuerte es el Almacén personal cifrado, que añade una capa extra de seguridad para los archivos más importantes. Junto con la autenticación en dos pasos y la protección contra ransomware en los planes de pago, ofrece un nivel de seguridad elevado para usuarios domésticos y profesionales.

La sincronización entre dispositivos es rápida y bastante transparente. Con Archivos a petición puedes ahorrar mucho espacio local manteniendo visibles todos tus ficheros, y la restauración de versiones y la recuperación frente a ataques de ransomware son un salvavidas cuando algo se tuerce.

Desventajas y limitaciones

Comparado con otras nubes, OneDrive ofrece relativamente poco espacio gratuito: 5 GB frente a los 15 GB de Google Drive, por ejemplo. Es verdad que mejora a Dropbox en su plan básico, pero si buscas grandes capacidades sin pagar, hay alternativas más generosas.

Otra limitación es que el historial avanzado de versiones y ciertas funciones de restauración están reservadas a los planes de pago o a las suscripciones de Microsoft 365. En la versión gratuita, la recuperación de archivos borrados o dañados es más limitada y puede no cubrir todos los casos.

Además, incluso con suscripciones de pago, cada archivo tiene un tamaño máximo de subida de 250 GB. Para la mayoría de usuarios es suficiente, pero si manejas archivos de vídeo 8K sin comprimir o backups muy voluminosos, podrías tropezarte con ese tope.

Por último, hay usuarios que expresan preocupaciones sobre privacidad y supervisión de contenidos, ya que Microsoft aplica su Código de Conducta, utiliza herramientas automáticas como PhotoDNA para detectar contenidos ilegales y, en casos de infracción, podría eliminar archivos o bloquear cuentas. Además, como otros grandes proveedores estadounidenses, se han mencionado vínculos con programas de vigilancia como PRISM, lo que hace que algunos usuarios especialmente sensibles prefieran soluciones alternativas o cifrado adicional de extremo a extremo.

Seguridad, privacidad y control de acceso

La seguridad es un pilar importante en OneDrive. El servicio emplea cifrado AES de 256 bits para los datos en reposo en los centros de datos de Microsoft, y utiliza conexiones cifradas (HTTPS/TLS) para el tráfico entre tus dispositivos y la nube.

Para proteger tu cuenta, puedes activar la autenticación en dos pasos (2FA), de forma que, además de la contraseña, se pida un código adicional (por ejemplo, por SMS, app de autenticación o notificación push). Esto dificulta enormemente que alguien acceda a tus datos aunque robe tu contraseña.

Microsoft también ofrece mecanismos de recuperación de cuenta mediante información de seguridad (correo alternativo, teléfono, preguntas de seguridad) y herramientas específicas de protección frente a ransomware y virus en los planes de pago, con opción de restaurar el estado de tu OneDrive a un punto anterior cuando se detecta una actividad sospechosa.

En el lado menos amable, OneDrive está sujeto al Código de Conducta de Microsoft, y las herramientas automatizadas pueden analizar el contenido en busca de material ilegal o que infrinja las políticas (por ejemplo, ciertos tipos de pornografía, actividades delictivas, etc.). En caso de detectar infracciones graves, Microsoft se reserva el derecho de bloquear contenido o cuentas, algo que ha generado debates sobre la privacidad y la necesidad de cifrado adicional por parte del usuario.

En entornos empresariales, los administradores pueden aplicar políticas de acceso, retención de datos y cumplimiento normativo (GDPR, ISO, etc.), así como integrar OneDrive con soluciones como Microsoft Intune para controlar qué dispositivos pueden acceder a la información corporativa y bajo qué condiciones.

En conjunto, OneDrive se ha consolidado como una de las soluciones de almacenamiento en la nube más completas e integradas del mercado. Ofrece una combinación equilibrada de espacio, precio, seguridad y funciones de colaboración, especialmente potente si ya trabajas con el ecosistema de Microsoft 365. Aunque tiene limitaciones en su plan gratuito y plantea ciertas dudas de privacidad para usuarios muy exigentes, para la mayoría de personas y empresas es una herramienta muy sólida para centralizar archivos, trabajar en equipo y olvidarse de perder documentos por fallos del dispositivo.